Användarmanual

Konfigurera automation

Automatisering samlar återkommande driftuppgifter på ett ställe. Aktivera de moduler organisationen behöver, exempelvis automatiska SMS och e-postmeddelanden, energioptimering och automatisk temperaturstyrning, konfigurera reglerna och övervaka aktiviteten. Endast aktiverade moduler visas för vald tenant. När inga moduler är aktiva visar sidan en automationsillustration och en uppmaning att hantera moduler.

Så här gör du

1. 1Så aktiverar du en modulÖppna Automatisering > Hantera moduler, aktivera moduler, spara/stäng och vänta på Synkroniserad. Modulen visas som kort och i navigationen. Kontrollera regler före inaktivering.
2. 2Så skapar du ett automatiskt meddelandeÖppna Automatisering → Automatiserade meddelanden och lägg till eller redigera ett meddelande. Under När och till vem väljer du utlösare och bokningsgäst eller specifika mottagare. Specifika mottagare kräver adress eller telefonnummer. Relevanta utlösare visar 24-timmarsval för timme/minut eller tidsförskjutning vid utlösaren. Under Meddelandeinnehåll aktiverar du e-post, SMS eller båda och redigerar varje kanal i sin flik. E-post har ämne och text. Verktygsfältet öppnar mallar, gästportalsknapp och variabelhjälp. Leveransvillkor är stängda och visas bara för bokningsgäster. Rumsspecifika meddelanden visar antal och öppnar en separat utkastdialog. Avbryt kastar dialogändringar; Tillämpa ändringar överför rumsändringar till huvudformuläret. Spara huvudmeddelandet för att behålla allt. Validering öppnar berörd kanal och fokuserar rätt fält. Kort för automatiska meddelanden visar endast förhandsvisningar för aktiverade leveransmetoder. Dialogen Skicka meddelande följer vald mall: ämne, e-postadress och förhandsvisning visas endast för e-post; telefon och SMS-förhandsvisning endast för SMS. E-postinnehåll visas med radbrytningar och knappar direkt i dialogens förhandsvisning. Expandera Redigera — E-postinnehåll för att redigera HTML-källan; ändringar uppdaterar förhandsvisningen och inkluderas när meddelandet skickas. SMS förblir vanlig text. Händelseloggen på instrumentpanelen visar e-postinnehåll som HTML med radbrytningar, avkodade tecken och knappar till gästportalen. SMS och andra händelsefält förblir vanlig text.
3. 3Vad varje trigger betyderAnkomstdag skickar på startdatum efter tenantens lokala tid. Starttid passerad gäller från bokningsstart plus tidsförskjutningen till slut eller utcheckning; ändringar utesluter inte tidigare bokningar och skickar inte levererade kanaler igen. Avresedag skickar på slutdatum. Bokning skapad gäller framtida bokningar skapade efter aktivering. Incheckning gäller incheckad/ej utcheckad och uppdaterar starttid; utcheckning upp till 48 h efter slut. Endast mall skickar aldrig. Fyra sensortriggers visas men behandlas inte av nuvarande backend.
4. 4Vad varje fält betyderTidpunkten använder organisationens tidszon. Tidsförskjutning är normalt 0; -60 skickar en timme före bokningsstart och 60 en timme efter. Krav på mottagare, betalning, städning och giltighet gäller fortfarande. Ändrad tid skickar inte levererade kanaler igen. Använd mall ersätter bara texten i aktuell kanal och behåller utlösaren och den andra kanalen. Inaktiverade kanaler behåller utkastet. Rumsinstruktioner stöder allmän och kanalspecifik text samt valfri språkkod; tomt språk betyder alla språk. Använd {roominstructions} i huvudtexten för de valda instruktionerna. Tillgängliga variabler öppnar en separat hjälpdialog och visas inte direkt i formuläret. Använd variablerna i ämnet eller meddelandetexten när du skapar eller redigerar ett meddelande. Båda datumen använder organisationens tidszon. {departureDate} använder regionalt sifferformat (Europe/Oslo: 18.09.2026; America/New_York: 09/18/2026). {departureDateText} ger 18 sep 2026, alltid med engelsk månadsförkortning i gemener. Regioner som inte stöds använder yyyy-MM-dd för det numeriska datumet. {arrivalDate} och {arrivalDateText} använder bokningens startdatum med samma siffer- och textformat som avresevariablerna. Använd {arrivalDateText} för ankomst och {departureDateText} för avresa. Under Automatisering → Automatiserade meddelanden skapar eller redigerar du ett meddelande och aktiverar e-post under Meddelandeinnehåll. Under E-postmeddelande placerar du markören där knappen ska infogas och väljer Lägg till gästportalsknapp. En andra dialog öppnas med knapptext, bakgrundsfärg, textfärg och Förhandsvisning av stil. Välj Infoga knapp för att lägga till den och gå tillbaka, eller avbryt för att återgå utan att ändra e-postmeddelandet. Markerad text ersätts; utan markörposition läggs knappen sist. Standardfärgerna är blå #1068F0 och benvit #F8F8F8. Färger använder #RGB eller #RRGGBB; texten får inte innehålla dubbla citattecken eller radbrytningar. Den infogade {guestportalbutton}-variabeln sparar text och färger; redigera den i e-posttexten för att ändra en befintlig knapp. Förhandsvisningen visar bara stilen och öppnar ingen bokning. Knappar kräver en bokning och fungerar bara i e-posttext; använd {guestportal} i SMS och ämnesfält. Spara meddelandet för att behålla knappen. Lägg till gästportalsknapp finns bredvid Visa mallar. Rumsspecifika meddelanden redigeras inte längre i den här dialogen. Dialogen för gästportalsknappen har färgväljare bredvid hex-fälten för bakgrund och text. Ett färgval uppdaterar hex-värdet och förhandsvisningen; textfälten accepterar fortfarande #RGB eller #RRGGBB. Redigeraren för automatiserade meddelanden är en sammanhängande vy: utlösare och leveransalternativ visas ovanför SMS- och e-postfälten, följt av mallar, gästportalsknappen och variabelhjälp. Vid leverans till bokningsgästen väljer du Lägg till rum till vänster om Lägg till gästportalsknapp och väljer ett eller flera rum. Ett separat fönster öppnas med kryssrutor för rummen. Tillämpa filter för tillbaka valet till meddelanderedigeraren; Avbryt eller Escape förkastar ändringarna i fönstret. Spara huvudmeddelandet för att spara valet. Valda rum visas under knappraden; ta bort en etikett eller avmarkera ett rum för att ändra listan. Förhandsvisningen visar rumsetiketter före SMS, E-post och Bokningsgäst. Spara meddelandet för att tillämpa filtret; Avbryt förkastar ändringar. En tom lista inkluderar alla rum. Byte från bokningsgäst tömmer rumsvalet. Filtret är oberoende av rumsspecifikt innehåll. Utökning eller tömning kan skicka till berättigade bokningar som ännu inte fått meddelandet. Varning 5, Rum ingår inte, betyder att en aktuell bokning uteslöts utan något annat lyckat automatiskt meddelande; lyckad leverans tar bort varningen. Använd Välj alla för att markera alla rum eller Avmarkera alla för att rensa valet. Vid delvis val väljer knappen alla rum. Tillämpa filter för tillbaka ändringarna till redigeraren; ett tomt val betyder alla rum när det sparas. Rumslistan sorteras alfabetiskt och numeriskt enligt portalspråket utan skillnad på stora och små bokstäver: Rum 2 visas före Rum 10.
5. 5Så redigerar du ett meddelandeVälj tre punkter > Redigera, ändra fält och uppdatera. Redigering ändrar aktiveringstiden för Bokning skapad. Kontrollera kortet.
6. 6Så raderar du ett meddelandeVälj tre punkter > Ta bort och bekräfta. Nya utskick stoppas; skickade meddelanden och loggar finns kvar. Endast mall bevarar text utan automatisk leverans.
7. 7Så schemalägger du låsautomatiseringAktivera Låsautomatisering under Automatisering > Hantera moduler, öppna Konfigurera låsautomatisering och välj Ny uppgift. Namnge uppgiften, välj en utlösare — Öppna håller lås och låsstyrningar öppna och reläer slutna, Stäng låser och bryter reläkretsen, Pulsöppning öppnar kort — och välj de lås, låsstyrningar och reläer den gäller. Ange schemat som En gång, Daglig, Veckovis eller Månadsvis med upprepningsintervall, veckodagar eller dagar i månaden, klockslag och startdatum samt valfritt slutdatum och tidszon. Schemat körs i lokal tid, så uppgiften behåller sitt klockslag över sommartidsomställningar; öppning kl. 08:00 och låsning kl. 16:00 är två separata uppgifter. Bekräfta säkerhetsförklaringen innan du sparar, eftersom uppgiften styr fysisk åtkomst utan att en operatör är närvarande. Dessa endpoints är begränsade till superanvändare, uppgifter körs endast medan modulen är aktiverad, schemaläggaren kontrollerar en gång per minut och en missad förekomst hoppas över i stället för att köras för sent. Använd kortets meny för att redigera, inaktivera eller ta bort en uppgift, och verifiera varje utförd och misslyckad åtgärd per enhet i händelseloggen.
8. 8Så aktiverar och öppnar du Energy AgentAktivera Energy Agent under Automatisering > Hantera moduler. Modulkortet visar därefter Öppna Energy Agent, och Energy Agent visas som en egen post i vänstermenyn; medan modulen är av visas ingen av dem. Solvotix Energy Agent körs som en egen applikation på en separat subdomän, så länken öppnas i en ny flik. Du förblir inloggad: båda applikationerna delar samma inloggning, så ingen separat inloggning behövs. Aktiveringen sparas per hyresgäst, så byt hyresgäst först om du vill ha modulen på en annan fastighet.
9. 9Kör en låsautomatisering nuÖppna Automatisering → Låsautomatisering och välj Kör nu i uppgiftskortets meny. Uppgiften och modulen måste vara aktiverade. Bekräfta namn, utlösare och alla målenheter före körning. Det konfigurerade kommandot köas genast för varje enhet utan att ändra schemat; kortets datum för Senaste körning uppdateras till det här manuella försöket. Resultatet visar vilka enheter som köades; det bevisar inte att ett lås eller relä agerade. Kontrollera händelseloggen och varje enhets fysiska tillstånd. Efter tidsgräns måste du kontrollera båda innan du försöker igen, eftersom ett kommando redan kan ha köats.
10. 10Organisationsnamn i gästportalenGästportalen visar organisationens namn högst upp, ovanför språkval och bokningsinformation. Namnet visas även före och efter vistelsen när det är tillgängligt. Om det inte kan läsas in döljs rubriken och portalen fortsätter att fungera. På mobil visar gästportalen stora kort för rum och åtkomstkod bredvid varandra samt ett kort i full bredd för utcheckning med avresetid. Informationsknappen förklarar när utcheckning blir tillgänglig. Hotellmeddelanden och språkval visas nedanför. Synlighetsinställningarna gäller fortfarande och datorvyn är oförändrad. I en vägbeskrivning leder Tillbaka till gästportalens huvudvy. På avresedagen kan gäster använda Anmäl avresa för att meddela personalen att de lämnar boendet. Bekräfta avresa utför den befintliga utcheckningen; bekräftelsen varnar för att tillgången till rummet inaktiveras efter 5 minuter. Knappen bekräftar inte att betalningen är reglerad. Under Automation → Gästportal → Portalbeteende visas textfältet bara när Visa instruktioner före vistelsen är aktiverat. Skriv instruktionerna och spara inställningarna. Gäster ser texten i den stängda portalen före ankomst endast när åtkomsten också är begränsad till bokningsperioden, bokningen har giltiga start- och slutdatum och inte är utcheckad. Tom text döljs; instruktionerna visas inte under eller efter vistelsen. Samma oformaterade text används för alla rum och språk, med bevarade radbrytningar; HTML och mallvariabler tolkas inte. Instruktionerna ger inte tidig åtkomst till rumskoder eller åtgärder. När reglaget stängs av döljs fältet utan att texten raderas. Instruktioner före vistelsen visas utan rubrik. Innan bokningen börjar visar den stängda portalen en nedräkning i fyra inramade fält för dagar, timmar, minuter och sekunder, med lysande siffror och en diskret blå horisont. Vid noll kontrollerar portalen åtkomsten hos servern igen innan bokningsinnehållet visas. Nedräkningen visas ovanför vistelsens uppgifter på dator och mobil. Om öppningstidpunkten saknas eller vistelsen har avslutats visas ett statusmeddelande i stället. På mobilen är rubriken med boendets namn centrerad. Be gäster bekräfta kontaktuppgifter är av som standard. När aktiverat öppnas en dialog en gång per sidbesök i både stängd och öppen portal tills kontaktuppgifterna har bekräftats, även om telefon och e-post redan finns. Befintliga värden hämtas för granskning och rättning. Välj landskod för ett nytt nummer; befintliga nummer kan behålla formatet. Telefon och e-post krävs. Fortsätt visar båda värdena; Bekräfta och spara bekräftar dem tillsammans. Portalen läser tillbaka sparade uppgifter innan den visar att det lyckades. Bekräftade uppgifter kan inte ändras här och efterfrågas inte igen. Vid konflikt hämtas aktuella värden utan att skriva över bekräftade uppgifter. Tillfälliga fel tillåter ett nytt försök med samma värden. Kanske senare stänger dialogen; Bekräfta kontaktuppgifter öppnar den igen. Bekräftelsen verifierar inte ägarskap till telefon eller e-post. Visa instruktioner före vistelsen är också av som standard. Klick utanför kontaktdialogen eller Escape stänger den inte. Välj Fortsätt för att gå vidare eller Kanske senare för att stänga den. En ljus, halvgenomskinlig bakgrund ökar kontrasten runt kontaktdialogen. I den stängda portalen visas Bekräfta kontaktuppgifter i bokningsmeddelandet i stället för Kontrollera igen, endast när bekräftelse behövs. Den separata kontaktknappen finns kvar i den aktiva portalen. I den öppna portalen på dator visas Bekräfta kontaktuppgifter högst upp till höger bredvid boendets rubrik. Mobil behåller den separata kontaktknappen. När Visa instruktioner före vistelsen är aktiverat visar den stängda portalen före ankomst även vistelsens uppgifter med tillgängliga in- och utcheckningsdatum i hyresgästens tidszon och regionala format. Översikten visas även om instruktionstexten är tom. Rums- och kodkort följer sina synlighetsinställningar men visar bara ”Blir tillgängligt när allt är klart”; faktiska rumsnamn, nummer och koder förblir dolda tills åtkomst tillåts. Översikten döljs när reglaget är av, efter vistelsen eller när bokningen inte kan verifieras. Den stängda översikten är samlad i en justerad kolumn: först nedräkningen med sekundära åtgärder, sedan lika stora vistelsekort och instruktionerna. Datum visas före platshållarna för rum och kod. Korten använder fyra kolumner på dator och ett 2×2-rutnät på mobil, även på smala skärmar. Erbjudandebilder i gästportalen fyller hela kortets bredd på dator och mobil. Höjden anpassas till bildens ursprungliga proportioner så att hela bilden visas utan beskärning.