Användarmanual

Anslut integrationer

Integrationer kopplar Solvotix till systemen organisationen redan använder, exempelvis boknings- och fastighetssystem, AI-tjänster och meddelandekanaler. Aktivera en integration för att dela rätt driftdata och utöka automatiseringen mellan tredjepartsprogram. De första modulerna är Fastighetsadministration och WhatsApp. När inga integrationer är aktiva visas illustrationen bredvid rubriken och meddelandet i ett delat gradientkort, som det tomma läget på Rum-sidan.

Så här gör du

1. 1Så aktiverar du en integrationÖppna API / Integrationer > Hantera integrationer. Aktivera Fastighetsadministration eller WhatsApp, spara/stäng och invänta menyn. Ett PMS kan kräva behörighet, rumskoppling och regler; Solvotix Support hjälper gärna med den komplexa konfigurationen. Öppna Integrationer → Konfiguration av bokningsfilter → Lägg till filter och välj Skicka utcheckning automatiskt till bokningssystemet efter bokningens slut. Läs förklaringen och välj Lägg till filter för manuell aktivering. Incheckade vistelser i det anslutna bokningssystemet checkas ut efter bokningens slut, även redan avslutade vistelser. Av som standard. Ta bort filtret för att stoppa framtida automatiska utcheckningar och nya försök; gästportalens utcheckning är oberoende. Kontrollera bokningen i PMS för att bekräfta utcheckning. Uppdatera listan före nytt försök om sparandet misslyckas. Öppna Integrationer → Konfiguration av bokningsfilter → Lägg till filter. Välj ”Skicka koder till 3RPMS vid incheckning”, läs förklaringen och välj Lägg till filter för att aktivera. Lägg till filtret för att skicka aktuell bokningskod till 3RPMS när bokningen är incheckad, om koden inte redan har skickats. Av utan filtret. Kräver aktiverad 3RPMS-integration och att bokningen inte är utcheckad. Inget gästmeddelande krävs. Redan incheckade bokningar hanteras vid nästa synkronisering. Ta bort filtret för att stoppa framtida överföringar; skickade koder finns kvar i 3RPMS. Sparandet bekräftar endast filterkonfigurationen. Kontrollera att koden är kopplad till bokningen i 3RPMS. Uppdatera listan före nytt försök om sparandet misslyckas. På Integrationer visas sparade eller anslutna leverantörers befintliga konfiguration direkt, ett kort under det andra. Välj Lägg till integration, välj leverantör och fyll i inställningarna i det nya kortet längst ned. Valet öppnar bara konfigurationen; använd befintliga spar- eller auktoriseringskontroller för att spara anslutningen. Sparade anslutningar med avstängd import kan fortfarande konfigureras. Läs in igen läser anslutningsstatus utan att spara formulärändringar. Stäng kort döljer bara ett nytt konfigurationskort och kopplar inte från en sparad anslutning. Öppna hela sidan öppnar leverantörens egen sida med befintligt OAuth-flöde. Hantera integrationer styr modulvalen PMS och WhatsApp; aktivering av PMS konfigurerar inte ensam en leverantör. Sirvoy visar tills vidare konfigurationsinstruktioner utan automatisk avläsning av sparad status. Bokningsfilter visas under anslutningskorten. När ingen anslutning visas visar leverantörskorten logotyper och en Aktivera-knapp. Aktivera öppnar konfigurationen på denna sida; spara eller auktorisera för att slutföra anslutningen. Välj Integrationslogg högst upp på sidan för att öppna hela integrationsloggen för den valda organisationen. Gibbs är inte markerat i nya inställningar. Markera aktiveringsrutan och spara för att visa det som aktiverat. Sparade val behålls. Denna visningsinställning stoppar inte leverantörens webhooks.
2. 2Så skapar du en bokningÖppna Bokningsöversikt > Lägg till bokning. Fyll i gäst/vistelse, välj rum, kontrollera In-/Utcheckad och skapa. Boknings-ID skapas automatiskt; bekräfta sedan rätt datum.
3. 3Vad bokningsfälten betyderGästnamn och Rum krävs. E-post/Telefon är valfria meddelandekontakter. Rummet styr enheter och kod. Datum är dd.mm.åååå, tid 24 h tt:mm; slut får inte föregå start. In-/Utcheckad är händelseflaggor. ID skapas; Källa och Rumskod är skrivskyddade.
4. 4Så redigerar du en bokningBokningsfilter visas som kompakta, skrivskyddade kort i en egen panel med globala filter först. Ta bort visas vid pekare, tryck på telefonen eller tangentbordsfokus. Konfigurera filter öppnar guiden med alla befintliga filter förvalda och sparade inställningar inlästa. Välj filter att behålla eller lägga till och avmarkera dem som ska tas bort. Guiden har två steg: välj först filter och konfigurera dem sedan med en lodrät filterlista. Tryck på ett filter för att visa inställningarna; på telefoner visas listan ovanför inställningarna. Tillbaka återgår till urvalet och behåller utkast. Spara validerar alla valda filter och tillämpar alla ändringar tillsammans. Till sist behåller Spara oförändrade filter, tar bort avmarkerade och ersätter ändrade filter tillsammans med nya filter i en begäran. Tomt urval tar bort alla när du sparar. Avbryt sparar inget. Efter fel läser Uppdatera in aktuella sparade val och inställningar före ett nytt försök. Första steget visar en grupperad lista med kryssrutor. Markera eller avmarkera varje filter direkt; befintliga filter är förvalda. I 3RPMS-konfigurationen återspeglar aktiveringsrutan sparad backend-status och förblir synlig när integrationen är inaktiverad. Saknade eller oläsbara inställningar aktiverar den inte. Vänta tills inläsningen är klar. Aktivera integrationen genom att markera rutan, ange API-nyckeln och spara; en omarkerad ruta aktiverar aldrig integrationen vid sparande. Filter som delas av flera integrationer visas under varje relevant integration, utan en separat gemensam grupp. Automatisk utcheckning visas under både Mews och 3RPMS. Posterna delar samma val och konfigureras och sparas bara en gång. Redigera visas bredvid Ta bort och öppnar en dialog med filtrets sparade konfiguration. Spara tar bort den befintliga posten och lägger till den uppdaterade versionen i en begäran, medan övriga filter behålls. Avbryt förkastar ändringarna. Efter ett sparfel läser Uppdatera in korten igen och stänger dialogen; öppna Redigera igen för att försöka på nytt. Standardtiderna för incheckning och utcheckning visas intill varandra i den ordningen, först bland globala filter och i efterföljande konfigurationssteg. Panelen med sparade filter visar en integrationsgrupp endast när integrationen är aktiverad. Delade filter visas endast under aktiverade integrationer. Globala filter förblir synliga; dolda sparade filter behålls och kan hanteras via Konfigurera filter. I steg två visar en kort sammanfattning under varje filternamn i vänsterlistan aktuella utkastinställningar och uppdateras när du redigerar. Menyn i steg två grupperar valda filter efter integration, med globala filter först. Delade filter visas under varje relevant integration och öppnar samma konfiguration. Steg två döljer inaktiva integrationsgrupper, precis som huvudsidan. Dolda sparade filter behålls vid sparande. Steg ett döljer också inaktiva integrationsgrupper. Tidigare sparade dolda filter förblir valda och behålls vid sparande.
5. 5Så raderar du en bokningVälj tre punkter > Radera, kontrollera ID och bekräfta. Det är ingen arkivering och kan påverka åtkomst/automation; använd Redigera för rättelser.
6. 6Så uppdaterar du rumskodenVälj tre punkter > Uppdatera rumskod. Generera slumpmässigt eller ange unika 4–7 siffror. Konflikt betyder använd kod. Vänta på bekräftad leverans till låsen före delning.
7. 7Så filtrerar du bokningarStatus väljer Aktiv, Alla, Incheckad eller Utcheckad. Datum väljer Idag, Imorgon eller Intervall med två datum. Uppdatera upprepar sökningen; Alla hittar bokningar som status döljer.
8. 8Så läser du bokningsgruppernaMed Aktiv och en dag: Checkar in börjar då, Checkar ut slutar då och Fortfarande aktiv löper över dagen. Samma-dag-vistelse visas under Checkar in. Grupperna bygger på datum, inte flaggor.
9. 9Kontrollera bokningsuppgifterPå sidan Fastighetshantering visar varje bokningskort totalbeloppet och betalt belopp när PMS-systemet tillhandahåller värdena. Beloppen visas i källsystemets valuta. Öppna menyn med tre punkter för att hitta boknings-ID:t. Om en bokning markeras som utcheckad före planerad utcheckningstid varnar rumskodsfältet att koden har upphört eftersom gästen checkat ut. Bokningslistan sorteras naturligt efter rumsnummer; bokningar i samma rum sorteras efter starttid. När båda värdena finns visas betalningen i ett fält som Belopp: betalt av totalt. Betalningsfältet blir grönt när betalt belopp är lika med totalbeloppet. Bokningens start och slut visas tillsammans utan etikett i det numeriska formatet dd.MM HH:mm. Gästnamnet använder hela bredden överst på kortet med fast teckenstorlek 15px och stannar på en rad; håll pekaren över för att se hela namnet om det är ovanligt långt. Gästnamnet är utformat som bokningskortets rubrik med marinblå toning och avdelare. Rummet visas under namnet till vänster, med inchecknings- och ankomstmarkeringar till höger. Rumsidentifieraren visas utan etiketten Rum med en framträdande teckenstorlek på 26px. Portalvyn förblir fast medan bokningsinnehållet rullar inuti applikationen, så att en extra sidrullningslist undviks. Saknat gästnamn, betalt belopp, totalbelopp, e-post eller telefon visas som —. En saknad kod visas som Rumskod: Inaktiv; en tillgänglig kod visas utan etiketten Rumskod. Ikonerna på bokningskortet använder enhetlig bredd och avstånd så att alla detaljvärden linjeras tydligt. När en bokning har en giltig ankomsttid visar Anlänt-märket även den lokala ankomsttiden som HH:mm. Håll muspekaren över Anlänt-märket för att se hela ankomstdatumet och tiden i organisationens tidszon och regionala format. Välj Meddelande skickat på ett bokningskort för att läsa in bokningens lyckade leveransposter och öppna ett överlägg med alla levererade meddelanden, nyaste först, inklusive datum, kanal, mottagare och tillgängligt e-post- eller SMS-innehåll. Efter planerad utcheckningstid visas en orange varningsikon längst ned till höger på bokningskortet endast när backend bekräftar att rumskoden finns kvar på minst ett tilldelat lås. In- och utcheckningsstatus och respitperiod styr inte varningen. Klicka för att öppna Rumskoden är fortfarande aktiv, som beskriver senast bekräftade låsstatus. Väntande borttagning räknas som närvaro tills borttagningen bekräftas; köade eller obekräftade uppladdningar gör inte det. Okänd eller saknad status visar inte denna varning. Den bygger på registrerade enhetsrapporter och ingen direkt kontroll av låset. Uppdatera bokningslistan för ny status. Stäng med Stäng eller Escape. På mobil anpassas bokningskorten till tillgänglig bredd i en kolumn. Långa kontaktuppgifter, rumsnamn och bokningsdetaljer radbryts inom kortet; statusmärken och åtgärder radbryts vid behov. Kort för automatiska meddelanden visar endast förhandsvisningar för aktiverade leveransmetoder. Dialogen Skicka meddelande följer vald mall: ämne, e-postadress och förhandsvisning visas endast för e-post; telefon och SMS-förhandsvisning endast för SMS. E-postinnehåll visas med radbrytningar och knappar direkt i dialogens förhandsvisning. Expandera Redigera — E-postinnehåll för att redigera HTML-källan; ändringar uppdaterar förhandsvisningen och inkluderas när meddelandet skickas. SMS förblir vanlig text. Händelseloggen på instrumentpanelen visar e-postinnehåll som HTML med radbrytningar, avkodade tecken och knappar till gästportalen. SMS och andra händelsefält förblir vanlig text. Lägg till och redigera bokning använder den gemensamma kalendern och 24-timmarsval för timmar och minuter vid ankomst och avresa. Datum följer organisationens tidszon och regionala ordning med punkter. Tidsstämplar sparas fortfarande som ISO. Gästportalen hämtar bokningens organisationstidszon innan datum visas och avresedagen kontrolleras. Den använder samma regionala datumordning och 24-timmarstid. Saknade, ogiltiga eller otillgängliga tidszoner ersätts med UTC. Öppna bokningens meny med tre punkter under Fastighetsförvaltning och välj Bokningslogg. Överlägget visar registrerade händelser kopplade till bokningen från alla datum, nyaste först. Äldre händelser laddas vid rullning eller med Läs in fler händelser. Uppdatera laddar om tidslinjen och kan upprepa en misslyckad läsning; Stäng eller Escape stänger överlägget. Datum använder organisationens tidszon och regionala format med 24-timmarsklocka. Alla händelser som returneras för bokningen visas, även utan en sparad bokningskoppling. Backend avgör vilka händelser som hör till bokningen. Den ofullständiga tidslinjen utesluter integrationsloggar och historiska bokningsögonblicksbilder. En tom logg bevisar inte att aktivitet saknats; åtkomsthändelser bevisar inte fysisk entré eller utförda kommandon. Tidslinjen visas direkt i överlägget utan ett extra kort runt den eller en separat bokningsrubrik. Dubbelklicka på en händelse under Varningar och händelser på instrumentpanelen eller i en bokningslogg för att granska integrationsaktivitet. Du kan också flytta fokus till händelsen med Tab och trycka på Enter. Vyn visar alla integrationsloggposter för samma organisation från fem sekunder före händelsen till dess tidsstämpel, nyaste först. Frågan bevarar millisekunder; varje rad visar också hur många sekunder före händelsen den registrerades. Visa detaljer öppnar förfrågningsdata och innehåll. Rulla eller välj Läs in fler loggar för fler poster; Uppdatera läser in samma fasta tidsintervall igen och Försök igen upprepar en misslyckad läsning. I en bokningslogg ersätter denna vy tidslinjen i samma överlägg. Tillbaka till händelser återställer tidslinjen och dess rullningsposition. Poster i tidsintervallet är möjliga ledtrådar, inte bevis för ett samband. Loggar äldre än sju dagar kanske inte längre är tillgängliga. Byte av organisation tömmer vyn. Med bokningsfiltret för respitperiod före avaktivering av rumskoden konfigurerat förblir gästportalen aktiv efter planerad avresa tills respitperioden löper ut, så länge bokningen inte är utcheckad. När avresa rapporteras planeras utcheckning fem minuter senare, utan att respitperioden förlänger tidsfristen. Livscykelmonitorn markerar bara bokningar med rapporterad avresa som utcheckade efter tidsfristen; standardintervallet är 60 sekunder. Utcheckning hos leverantören för en tidigare incheckad bokning följer den lokala slutföringen. Den rapporterade femminutersfristen blir nedräkningens utcheckningstid. Innan avresa rapporteras använder nedräkningen den ursprungliga utcheckningstiden: därefter visas ”Utcheckningstiden har passerat” i stället för en negativ nedräkning. Portalen kontrollerar åtkomsten igen när respitperioden löper ut. Det visade avresedatumet ändras inte. Visa utcheckningsknapp styr bara knappen; när den är aktiverad kan gäster rapportera avresa under respitperioden på eller efter den planerade avresedagen. Befintliga synlighetsinställningar gäller. Portalåtkomst följer åtkomstreglerna och bekräftar inte leverans till det fysiska låset. Räknaren visar dagar, timmar, minuter och sekunder med korta enhetsbeteckningar (till exempel 0d, 1t, 0m, 54s). En rapporterad avresa kan avbrytas före femminutersfristen. Den ursprungliga utcheckningstiden sparas på bokningen och återställs exakt, och markeringen för rapporterad avresa samt begäransfälten återställs. Rummet behåller sin städstatus under nedräkningen och markeras som smutsigt först när utcheckningen slutförs. Det går inte att avbryta efter tidsfristen eller för äldre rapporter utan sparad ursprunglig tid. Använd Avbryt bredvid den positiva nedräkningen till avresa för att dra tillbaka din rapport. Knappen finns kvar efter att portalen laddats om och försvinner när tidsfristen nås. Efter avbrytningen följer nedräkningen och åtkomsten den återställda ursprungliga utcheckningstiden och den inställda respitperioden. När portalen är stängd kontrollerar den automatiskt bokningens giltighet var femte sekund och öppnas igen när åtkomst tillåts. Kontrollerna fortsätter efter tillfälliga anslutnings- eller serverfel, med en statusförfrågan i taget. De automatiska kontrollerna stoppas när portalen öppnas, du lämnar sidan eller servern avvisar förfrågan på grund av en ogiltig länk eller saknad behörighet. För att tillåta en ny avreserapport efter slutförd utcheckning kan personalen redigera bokningen, avmarkera Utcheckad, granska utcheckningstiden och incheckningsstatusen och spara. Detta rensar den tidigare avreserapporten och tillståndet för utcheckningssynkroniseringen. Om åtkomsten är giltig och utcheckningsknappen är aktiverad kan gästen rapportera avresa igen med en ny femminutersfrist. Att redigera en väntande rapport rensar den inte; använd Avbryt. Återöppning använder den sparade utcheckningstiden och ångrar inte utcheckning som redan skickats till en leverantör. När åtkomsten löper ut eller utcheckning stänger portalen visas endast boendets namn, meddelandet om avslutad bokning och Solvotix-sidfoten. Rumsuppgifter, slutdatum, hotellinformation, vägbeskrivningar, hjälplänkar och kontaktfrågor döljs. Öppna vägbeskrivningar och kontaktdialoger stängs. Information och åtgärder före ankomst följer befintliga inställningar. Giltigheten kontrolleras fortfarande var femte sekund och den vanliga vyn återställs när åtkomst tillåts igen.
10. 10userManual.integrations.item11.titleÖppna Integrationer → Loggning. Välj I dag, 3 dagar eller 7 dagar och använd Sök i nyttolaster för att söka i det valda intervallet. De senaste 40 loggarna visas först; rulla ned eller välj Läs in fler loggar för nästa 40. Uppdatera börjar om med de senaste och Försök igen läser in en äldre sida som misslyckades.
11. 11userManual.integrations.lodgify.titleVälj Konfigurera Lodgify under Integrationer. Spara API-nyckeln med bokningsimport avstängd; sparad nyckel visas aldrig och ett tomt fält behåller den. Att spara validerar inte nyckeln. Hämta boenden, välj ett eller Alla tillgängliga boenden och spara urvalet. Spara eller läs in osparade ändringar igen före hämtning eller synkronisering. Öppna Synkronisera bokningar för att synkronisera dagens bokningar. Start och Slut förinställs till början av idag och början av imorgon i organisationens tidszon, även vid sommartidsbyten. Kör direkt eller ändra datumen för en annan manuell import; fälten ändrar inte automatisk synkronisering. Slut måste vara efter Start. Testa synkronisering förhandsvisar utan att spara bokningar eller köra automation, även när import är avstängd. Granska behandlade antal och upp till 100 varningar om överhoppade bokningar; antalen betyder inte nya poster. Uppdelning av rum stöds inte och oklara tilldelningar eller flera rum hoppas över. Aktivering och sparande tillåter schemalagd import, normalt var 10:e minut. Synkronisera bokningar kräver aktiverad import och bekräftelse eftersom bokningsändringar och borttagningar kan utlösa konfigurerade meddelanden, koder och enhetsautomation. Slutförande bekräftar behandling, inte leverans eller fysisk åtgärd. Vid avbrott, granska Bokningar och Integrationsloggar före nytt försök. Öppna Rum och välj Förhandsvisa rum för att visa inventariet i en separat dialogruta. Synkroniseringsresultat och varningar visas i dialogrutan Synkronisera bokningar. Stäng återgår till inställningarna. När Synkronisera bokningar öppnas igen väljs aktuell dag på nytt. Dialogrutorna förblir öppna medan en begäran pågår. Förhandsvisa rum är skrivskyddat; utförd import sparar rum som stöds för Rumskoppling. Läs in igen hämtar inställningarna och rensar osparade ändringar och förhandsvisningar. Koppla från tar bort sparad nyckel och stänger av import men behåller importerade data; Lodgify-nyckeln återkallas inte och pågående synkronisering stoppas inte. När servern bekräftar de sparade inställningarna ersätts det tomma nyckelfältet av ett maskerat värde och API-nyckel sparad, även efter omladdning. Maskeringen är bara en visuell indikator; hemligheten returneras inte till webbläsaren. Välj Byt API-nyckel för att ange en ersättning och spara sedan inställningarna. Avbryt tar bara bort den nya nyckeln du skrev in. Avstängd bokningsimport betyder inte att nyckeln saknas. Öppna Webhooks på Lodgifys konfigurationssida efter att anslutningsinställningarna sparats. Konfigurera webhooks registrerar alla bokningsaviseringar i Lodgify och sparar prenumerationerna. Bekräfta eftersom aktiverad reservationsimport kan uppdatera eller ta bort bokningar och utlösa konfigurerade meddelanden, koder och enhetsautomatisering. Dialogrutan visar sparad aktiveringsstatus, registrerade prenumerationer, väntande eller pågående behandling samt senaste avisering och behandlade omgång i organisationens tidszon. Detta visar behandling, inte bekräftad meddelandeleverans eller enhetsutförande. Använd Läs in igen för aktuell status. Vid avstängd import behandlas aviseringar utan bokningsändringar; aktivera och spara import och godkänn sedan manuell synkronisering för att hämta missade ändringar. Vid ofullständig konfiguration eller fel ska status läsas in innan konfiguration eller borttagning upprepas. Ta bort webhooks tar bort egna prenumerationer och stoppar synkronisering via webhooks, medan nyckel, schemalagd import och importerade data behålls. Om synkronisering behöver granskas, kontrollera bokningar och meddelande- eller åtkomständringar innan du bekräftar Försök synkronisera igen. Accepterat betyder köat; läs in status för att se förloppet. Ta bort prenumerationerna innan API-nyckeln byts. Koppla från tar även bort prenumerationerna innan nyckeln raderas; vid rensningsfel förblir importen avstängd och nyckeln behålls för återförsök. Konfiguration kräver en konfigurerad och tillgänglig offentlig HTTPS-adress på servern; kontakta administratören om tjänsten är otillgänglig. Lodgifys huvudsida visar Webhooks konfigurerade vid Webhooks-knappen när sparad aktiverad konfiguration har lästs och alla valda prenumerationer är registrerade. Indikatorn uppdateras när inställningar läses eller sparas och efter konfiguration eller borttagning. Ofullständig konfiguration och otillgänglig status visas separat; indikatorn bekräftar inte faktisk leverans från leverantören.